Funktionen

Alle Funktionen im Detail

Alles, was hier steht, haben wir umgesetzt, und es läuft unter app.kleinunternehmer-online.de.

Rechnungen

Ausgangsrechnungen

Eine Rechnung muss die Pflichtangaben nach § 34a UStDV enthalten und darf nach dem Festschreiben nicht mehr verändert werden. Wir drucken sogar alle Angaben einer vollen Rechnung nach § 14 UStG, inklusive fortlaufender Nummer.

Entwurf und PositionenRechnungskopf, Positionen mit Menge, Einheit und Einzelpreis, Positionen sortieren und entfernen, Summen mit festgelegter Rundung. Ein Entwurf hat noch keine Nummer.
FestschreibenErst prüfen wir die Vollständigkeit, dann vergeben wir die nächste Nummer aus Ihrem Nummernkreis. Danach ist die Rechnung unveränderlich. Das ist die Grundlage für die GoBD.
Storno und KorrekturEine festgeschriebene Rechnung überschreiben wir nie. Stornorechnung und Korrekturrechnung bekommen eine eigene Nummer und verweisen auf das Original.
RechnungsdokumentPDF aus einer festen Vorlage. Logo, Absenderzeile, Fußzeile mit Bankverbindung sowie Einleitungs- und Schlusstext stellen Sie je Mandant ein. Die Pflichtangaben lassen sich nicht abschalten.
VersandPDF und XML herunterladen oder per E-Mail versenden, mit Versandprotokoll je Rechnung. Standard ist der Versand über unsere Plattform mit Ihrer Antwortadresse, ein eigener SMTP-Server ist möglich.
Zahlungen und offene PostenZahlungseingänge erfassen Sie von Hand, Teilzahlungen eingeschlossen. Offene Posten zeigen Zahlungsziel, Fälligkeit und Alter der Forderung. Mahnstufen und Verzugszinsen gibt es nicht.
RechnungsserienWiederkehrende Rechnungen erzeugen wir aus Vorlage und Intervall, mit Terminvorschau, Platzhaltern und automatischem Lauf samt Protokoll. Eine Serie lässt sich auch aus einer bestehenden Rechnung anlegen.

Angebote und Zeiten

Angebote und Zeiterfassung

Vor der Rechnung kommen das Angebot und die Arbeit. Beides übernehmen wir später ohne Abtippen in die Rechnung.

AngeboteEntwurf mit Positionen, Ausstellen mit eigener Nummer und Bindefrist. Danach ist das Angebot unveränderlich, wie eine Rechnung. PDF-Dokument und Versand per E-Mail mit Protokoll.
Annahme und FolgeversionenAnnahme oder Ablehnung halten Sie am Angebot fest. Ändert sich etwas, legen wir eine Folgeversion mit Verweis auf den Vorgänger an, die Historie bleibt vollständig.
Übernahme in die RechnungEin angenommenes Angebot wird zur Rechnung, ganz oder in Teilen. Wir zeigen Ihnen, was schon abgerechnet ist.
Zeiten erfassenWochenansicht für den Überblick, Timer für den Moment, auch direkt aus der Kopfzeile. Tätigkeitsarten und Notizen je Eintrag.
Projekte und StundensätzeProjekte je Kunde mit eigenem Stundensatz und eigener Rundungsregel. Die erfassten Zeiten werten wir je Projekt aus.
Zeiten abrechnenAbrechenbare Zeiten übernehmen Sie gesammelt als Positionen in eine Rechnung. Danach markieren wir sie als abgerechnet, nichts wird doppelt berechnet.

Ausgaben

Ausgaben und Belege

Zu den Betriebsausgaben gehören neben Eingangsrechnungen auch Kassenbons, Bankgebühren, Beitragsbescheide, Eigenbelege und die jährliche Abschreibung. Für all das haben wir die passende Belegart.

Ausgabe erfassenBruttobetrag, Zahlungsdatum, Kategorie und Belegart. Den ausgewiesenen Steuerbetrag führen wir mit, damit der Beleg vollständig bleibt und ein späterer Wechsel zur Regelbesteuerung möglich ist.
BelegartenEingangsrechnung, Quittung und Kassenbon (Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV), Eigenbeleg mit Begründung, Bescheid und Dauerbeleg. Die Belegart bestimmt die Pflichtfelder.
BelegarchivBelegdatei als PDF, Bild oder E-Rechnungs-XML anhängen. Jede Datei speichern wir mit Prüfsumme, überschreiben sie nicht und löschen sie nicht endgültig.
Werte aus dem Beleg übernehmenBeim Hochladen eines PDF lesen wir Belegdatum, Bruttobetrag, ausgewiesene Steuer, Lieferant und Belegnummer aus der Datei und tragen sie in die Maske ein. Der Beleg steht daneben, jeder Wert ist als Vorschlag markiert, gespeichert wird erst nach Ihrer Bestätigung. Im Zweifel lassen wir ein Feld lieber leer.
Eingehende E-RechnungenXRechnung und ZUGFeRD lesen wir ein, die Werte kommen exakt aus dem XML. Mit Dublettenwarnung, ohne Schätzung und ohne externen Dienst.
KategorienUnsere Ausgabenkategorien folgen den Zeilen der amtlichen Anlage EÜR und liegen als Stammdaten je Jahr vor. So passt der Jahresexport zu dem Formular, das Ihr Steuerberater ausfüllt.
AnlagegüterAnschaffung erfassen, auch direkt aus einer Ausgabe. Wir stufen ein: Sofortabzug, geringwertiges Wirtschaftsgut oder lineare AfA. Mit AfA-Plan, Abgang und Anlagenspiegel je Jahr.

EÜR

EÜR und Jahresexport

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG stellt Einnahmen und Ausgaben nach dem Zeitpunkt der Zahlung gegenüber. Wir führen sie das ganze Jahr mit.

Auswertung je KalenderjahrBezahlte Einnahmen minus bezahlte Ausgaben minus Abschreibungen ergibt den Überschuss, mit Drilldown bis zum einzelnen Posten. Eine im Dezember gestellte und im Januar bezahlte Rechnung landet bei uns im richtigen Jahr.
UmsatzgrenzenDie § 19-Grenzen des Jahres vergleichen wir laufend mit Ihrem tatsächlichen Umsatz. Wer sich einer Grenze nähert, sieht das auf dem Dashboard.
AufstellungPDF-Aufstellung nach den Zeilen der Anlage EÜR, dazu die Zahlen als CSV zur Weiterverarbeitung.
BelegpaketZIP mit allen Belegdateien des Jahres und einer Indexdatei, die jeden Beleg der Buchung zuordnet.
GesamtexportZusätzlich zum Jahresexport gibt es den vollständigen Export über alle Wirtschaftsjahre. Ihre Daten bleiben jederzeit vollständig exportierbar.
Zugang für den SteuerberaterRollen setzen sich aus Einzelrechten zusammen. Einen reinen Lesezugang für die Steuerkanzlei richten Sie mit wenigen Klicks ein.

Grundlagen

Stammdaten, Benutzer und Protokoll

Stammdaten, Benutzer und Protokoll: die Basis, auf der wir alles andere aufbauen.

UnternehmensstammdatenFirmierung, Adresse, Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung, Logo. Alles, was auf der Rechnung stehen muss.
KalenderjahreDas Wirtschaftsjahr ist das Kalenderjahr. Je Jahr gelten § 19-Status, Umsatzgrenzen, Nummernkreise und die veränderlichen Stammdaten.
KundenKundenstamm mit Anschrift, USt-IdNr., Leitweg-ID für öffentliche Auftraggeber und eigenem Zahlungsziel.
Benutzer und RollenAnmeldung mit Benutzername und Passwort, auf Wunsch mit einem zweiten Faktor aus der Authenticator-App, ohne externen Anmeldedienst. Rollen stellen Sie je Mandant frei aus Einzelrechten zusammen.
DashboardDie Startansicht zeigt, was Aufmerksamkeit braucht: Umsatzgrenze, offene Posten, offene Angebote, nicht abgerechnete Zeiten, Serienläufe mit Fehlern.
ÄnderungsprotokollWer hat wann was geändert. Wir protokollieren es für Ihre Sicherheit und für Rückfragen im Nachhinein.

Zugang und Rückmeldung

Fehlt etwas?

Wenn Sie in Ihrer Arbeit etwas brauchen, das hier fehlt, schreiben Sie es uns. Dieselbe Adresse nimmt auch Zugangsanfragen an. Eine Selbstregistrierung gibt es nicht, wir richten jeden Mandanten persönlich ein.

Zur Anmeldung Zugang anfragen

app.kleinunternehmer-online.de · kontakt@kleinunternehmer-online.de