E-Rechnung

E-Rechnung für Kleinunternehmer

Seit 2025 gilt die E-Rechnungspflicht. Für Kleinunternehmer bedeutet sie weniger, als oft behauptet wird: Empfangen müssen Sie, ausstellen dürfen Sie.

Pflicht seit 1. Januar 2025

E-Rechnungen empfangen

Wer unternehmerisch tätig ist, muss E-Rechnungen im strukturierten Format annehmen und verarbeiten können, Kleinunternehmer eingeschlossen. Die Datei im Postfach liegen zu lassen genügt nicht. Die Rechnungsdaten müssen lesbar gemacht und aufbewahrt werden.

Bei uns: Sie laden die Datei hoch, wir lesen den Inhalt aus, zeigen ihn an und legen die Datei ins Belegarchiv.

Dauerhaft freiwillig

E-Rechnungen ausstellen

Für eigene Rechnungen bleibt das PDF zulässig. § 34a UStDV nimmt Kleinunternehmer von der Pflicht aus, strukturierte Rechnungen auszustellen. Die Ausnahme ist nicht befristet.

In der Praxis verlangen öffentliche Auftraggeber die XRechnung trotzdem. Deshalb können Sie die Ausstellung bei uns zuschalten.

Rechtsstand August 2026. Diese Seite beschreibt die Grundlage der Umsetzung und ist keine steuerliche Beratung.

Die Formate

XRechnung und ZUGFeRD

Beide Formate setzen auf der europäischen Norm EN 16931 auf. Sie unterscheiden sich in der Verpackung, nicht im Inhalt.

EN 16931Die europäische Norm beschreibt, welche Angabe in einer Rechnung welche Bedeutung hat. BT-10 ist zum Beispiel die Käuferreferenz, in Deutschland die Leitweg-ID, BT-120der Grund für die Steuerbefreiung.
XRechnungReines XML, in Deutschland der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Für Menschen nicht direkt lesbar, für Software eindeutig.
ZUGFeRDEin PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Der Empfänger sieht ein normales Rechnungs-PDF, seine Software liest die strukturierten Daten aus derselben Datei.
Leitweg-IDDie Adresse des Rechnungsempfängers im Behördennetz. Ohne sie weist ein öffentlicher Auftraggeber die XRechnung ab. Deshalb steht sie am Kunden, nicht an der einzelnen Rechnung.
SteuerbefreiungEine E-Rechnung ohne Umsatzsteuer braucht eine ausdrückliche Begründung. Der § 19-Hinweis ist damit nicht nur eine Zeile im PDF, sondern ein Pflichtfeld im Datensatz.

Die Umsetzung

Wie wir das umsetzen

DatenmodellAuch wenn nur ein PDF herauskommt, führen wir die Pflichtfelder der Norm mit: Leitweg-ID, Grund der Steuerbefreiung, Einheiten, Zahlungsbedingungen. Nachträglich ließe sich das nicht sauber ergänzen.
ZuschaltbarOhne aktiviertes Format bleibt es beim PDF. Schalten Sie XRechnung oder ZUGFeRD zu, erzeugen wir die strukturierte Datei beim Festschreiben zusätzlich zum PDF und archivieren sie mit.
ValidierungDie erzeugte Datei prüfen wir vor dem Versand gegen das Profil. Eine E-Rechnung, die der Empfänger abweist, kostet mehr Zeit als die Prüfung.
EingangEingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien lesen wir selbst ein. Es gibt keinen Upload zu einem Drittanbieter und deshalb auch keinen Auftragsverarbeitungsvertrag dafür.

Zugang

Bereit für die erste Rechnung?

Wenn Sie schon einen Zugang haben, melden Sie sich direkt an. Wenn nicht, schreiben Sie uns eine kurze E-Mail. Wir richten Ihren Mandanten ein und schicken Ihnen die Zugangsdaten.

Zur Anmeldung Zugang anfragen

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