Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Anbieter

Weitere Angaben nach § 5 DDG stehen im Impressum.

§ 2 Geltungsbereich und Vertragspartner

Diese Bedingungen gelten für alle Verträge über die Nutzung der Web-Anwendung kleinunternehmer-online (nachfolgend „die Anwendung") zwischen dem Anbieter und seinen Kunden.

Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmerim Sinne des § 14 BGB, insbesondere an Kleinunternehmer nach § 19 UStG, sowie an juristische Personen des öffentlichen Rechts. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern ist nicht vorgesehen.

Abweichende oder ergänzende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsinhalt, auch wenn der Anbieter ihnen nicht ausdrücklich widerspricht.

§ 3 Gegenstand der Leistung

Der Anbieter stellt dem Kunden die Anwendung für die Dauer des Vertrags über das Internet zur Nutzung bereit (Software as a Service). Der Funktionsumfang umfasst insbesondere:

• Ausgangsrechnungen und Angebote erstellen, versenden und verwalten
• E-Rechnungen nach EN 16931 erzeugen und einlesen (XRechnung, ZUGFeRD)
• wiederkehrende Rechnungen und Zahlungseingänge verwalten
• Zeiterfassung und Abrechnung erfasster Zeiten
• Ausgaben und Eingangsbelege erfassen und archivieren
• Anlagegüter mit Abschreibung führen
• die Einnahmen-Überschuss-Rechnung eines Wirtschaftsjahres auswerten und als Jahresexport für den Steuerberater bereitstellen

Eine Überlassung der Software zum Download oder zur Installation beim Kunden findet nicht statt. Der Anbieter darf die Anwendung weiterentwickeln; § 15 regelt, unter welchen Voraussetzungen der Funktionsumfang eingeschränkt werden darf.

§ 4 Keine Steuer- und keine Rechtsberatung

Die Anwendung ist ein Werkzeug zur Erfassung und Auswertung betrieblicher Daten. Der Anbieter erbringt keine Steuerberatung, keine Buchführung im Auftrag und keine Rechtsberatung; er ist zu solchen Leistungen weder nach dem Steuerberatungsgesetz noch nach dem Rechtsdienstleistungsgesetz befugt.

Fachliche Hinweise in der Anwendung, in der Dokumentation und auf der Website sind allgemeine Informationen und ersetzen die Prüfung des Einzelfalls durch eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater nicht. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit seiner Aufzeichnungen, seiner Rechnungen und seiner Steuererklärungen bleibt der Kunde verantwortlich.

§ 5 Zustandekommen des Vertrags

Eine Selbstregistrierung gibt es nicht. Die Darstellung des Angebots auf der Website ist kein bindendes Angebot, sondern eine Aufforderung zur Anfrage.

Der Kunde fragt den Zugang per E-Mail an. Der Anbieter richtet den Mandanten und den ersten Benutzer von Hand ein und teilt dem Kunden die Zugangsdaten mit. Der Vertrag kommt mit dieser Mitteilung zustande, spätestens mit der ersten Anmeldung des Kunden.

Zusammen mit dem Zugang stellt der Anbieter den Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach § 11 zur Verfügung.

§ 6 Zugang, Zugangsdaten und Benutzerkonten

Der Kunde erhält ein einfaches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht, die Anwendung während der Vertragslaufzeit im eigenen Geschäftsbetrieb zu nutzen. Eine Nutzung für Dritte, insbesondere die Erfassung fremder Geschäftsvorfälle im eigenen Mandanten, ist nur mit vorheriger Zustimmung des Anbieters zulässig.

Der Kunde verwaltet die Benutzer seines Mandanten selbst und ist für deren Handeln verantwortlich. Er bewahrt Zugangsdaten unter Verschluss, gibt sie nicht weiter und richtet für jeden Benutzer ein eigenes Konto ein. Der Anbieter empfiehlt, die in der Anwendung angebotene Zwei-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren.

Besteht der Verdacht, dass Zugangsdaten Dritten bekannt geworden sind, teilt der Kunde dies dem Anbieter unverzüglich mit und ändert die betroffenen Passwörter.

§ 7 Preise und Zahlung

Das Entgelt beträgt 7,99 € je Monat bei monatlicher Zahlweise oder 79 € je Jahr bei jährlicher Zahlweise, jeweils für den gesamten Mandanten einschließlich aller Benutzer. Die Zahlweise wird bei der Einrichtung des Zugangs vereinbart. Stand der Preisangabe: September 2026.

Es sind Endpreise. Umsatzsteuer wird nicht ausgewiesen, weil der Anbieter selbst nach § 19 UStG abrechnet. Entfällt diese Grundlage, gilt § 15 Absatz 2.

Der Anbieter stellt das Entgelt im Voraus für die vereinbarte Periode in Rechnung. Rechnungen sind ohne Abzug innerhalb von 14 Tagen nach Zugang fällig. Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Regelungen; der Anbieter darf den Zugang nach erfolgloser Mahnung und Ankündigung mit angemessener Frist sperren. Der Anspruch auf das Entgelt bleibt während einer solchen Sperre bestehen. Die Daten des Kunden werden durch eine Sperre nicht gelöscht.

Ein Zahlungsdienstleister ist nicht eingebunden; die Zahlung erfolgt per Überweisung.

§ 8 Laufzeit und Kündigung

Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit. Bei monatlicher Zahlweise kann er von beiden Seiten mit einer Frist von 14 Tagen zum Ende des laufenden Monats gekündigt werden. Bei jährlicher Zahlweise endet er zum Ablauf des bezahlten Jahres, wenn er mit einer Frist von einem Monat gekündigt wird.

Die Kündigung bedarf der Textform; eine E-Mail genügt. Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere vor, wenn der Kunde mit einem nicht unerheblichen Betrag länger als 30 Tage in Verzug ist oder wiederholt gegen § 10 verstößt.

Bereits gezahlte Entgelte für eine begonnene Periode werden nicht zurückerstattet, außer bei einer Kündigung, die der Anbieter zu vertreten hat.

§ 9 Verfügbarkeit, Wartung und Betrieb

Der Anbieter betreibt die Anwendung auf eigener Infrastruktur und bemüht sich um eine möglichst hohe Verfügbarkeit. Eine bestimmte Verfügbarkeitsquote wird nicht zugesagt.

Nicht als Ausfall gelten Unterbrechungen für Wartung und Aktualisierung, die der Anbieter nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durchführt und bei absehbar längerer Dauer vorher ankündigt, sowie Störungen aus Umständen außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters — insbesondere Störungen des Internets, der Leitungen des Kunden oder Maßnahmen Dritter.

Störungen nimmt der Anbieter per E-Mail an kontakt@kleinunternehmer-online.de entgegen und bearbeitet sie innerhalb angemessener Zeit. Eine Reaktionszeit wird nicht zugesagt; eine Rufbereitschaft besteht nicht.

§ 10 Pflichten und Inhalte des Kunden

Der Kunde stellt sicher, dass er die Daten, die er in die Anwendung einstellt, rechtmäßig verarbeiten darf, und dass ihre Nutzung keine Rechte Dritter verletzt. Er stellt keine rechtswidrigen, schädlichen oder mit Schadsoftware behafteten Inhalte ein und unternimmt nichts, was den Betrieb der Anwendung oder ihre Nutzung durch andere Kunden beeinträchtigt.

Für die Einhaltung der ihn treffenden steuer- und handelsrechtlichen Pflichten ist der Kunde verantwortlich. Das gilt insbesondere für die Pflichtangaben seiner Rechnungen nach § 14 UStG, den Kleinunternehmerhinweis nach § 19 UStG, die Vollständigkeit und Richtigkeit seiner Aufzeichnungen und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD).

Verletzt der Kunde diese Pflichten und wird der Anbieter deshalb von Dritten in Anspruch genommen, stellt der Kunde ihn von diesen Ansprüchen frei, soweit er die Verletzung zu vertreten hat.

§ 11 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Für die Daten, die der Kunde in der Anwendung verarbeitet — Kunden-, Rechnungs-, Beleg- und Zeitdaten —, ist der Kunde der Verantwortliche im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO, der Anbieter ist Auftragsverarbeiter. Die Parteien schließen dazu einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (Fassung 1.0), der Bestandteil dieses Vertrags ist und mit dem Zugang zur Verfügung gestellt wird.

Für die Daten, die der Anbieter zur Begründung und Durchführung dieses Vertrags selbst verarbeitet — Konto-, Anmelde- und Abrechnungsdaten —, ist der Anbieter Verantwortlicher. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung für die Anwendung.

§ 12 Daten des Kunden, Export und Vertragsende

Die vom Kunden eingestellten Daten bleiben seine Daten. Der Anbieter nutzt sie ausschließlich, um die vertragliche Leistung zu erbringen; eine Auswertung für eigene Zwecke, eine Weitergabe an Dritte und ein Training von KI-Modellen mit diesen Daten finden nicht statt.

Der Kunde kann seinen Datenbestand jederzeit selbst exportieren — als Jahresexport eines Wirtschaftsjahres und als Gesamtexport über alle Wirtschaftsjahre, jeweils mit den Belegdateien. Das gilt von Anfang an und nicht erst zum Vertragsende.

Nach Vertragsende bleibt der Datenbestand 30 Tage zum Export bereit; der Zugang dazu wird auf Anfrage eingerichtet. Danach löscht der Anbieter die Daten des Mandanten einschließlich der Belegdateien. Enthaltene Sicherungskopien werden mit ihrem Ablauf überschrieben. Weitergehende Löschpflichten und -fristen regelt der Vertrag über die Auftragsverarbeitung.

Für die Erfüllung seiner eigenen Aufbewahrungspflichten — zehn Jahre für Rechnungen und Buchungsbelege nach § 147 AO, § 14b UStG — ist der Kunde verantwortlich. Er exportiert seinen Bestand deshalb vor dem Vertragsende und bewahrt ihn selbst auf. Der Anbieter schuldet keine Aufbewahrung über das Vertragsende hinaus.

§ 13 Mängel

Auf die Bereitstellung der Anwendung finden die Vorschriften des Mietrechts (§§ 535 ff. BGB) Anwendung. Der Anbieter gewährleistet, dass die Anwendung die vertraglich vereinbarte Beschaffenheit hat und ihre Nutzung nicht durch Rechte Dritter beeinträchtigt wird. Eine Haftung ohne Verschulden für Mängel, die erst nach Vertragsschluss entstehen, wird ausgeschlossen; § 536a Absatz 1 BGB gilt insoweit nicht.

Mängel meldet der Kunde nachvollziehbar beschrieben per E-Mail. Eine Minderung durch Abzug vom Entgelt ist ausgeschlossen; das Recht des Kunden, überzahlte Entgelte zurückzufordern, bleibt unberührt.

§ 14 Haftung

Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz und soweit er eine Garantie übernommen hat.

Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht — einer Pflicht, deren Erfüllung die Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf die der Kunde vertrauen darf — haftet der Anbieter begrenzt auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden, höchstens jedoch auf das für zwölf Monate zu zahlende Entgelt. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter nach den vorstehenden Absätzen nur bis zu dem Betrag, der zur Wiederherstellung der Daten aus vorhandenen Sicherungen erforderlich gewesen wäre.

Nicht ersetzt werden Schäden, die daraus entstehen, dass Angaben in der Anwendung steuerlich oder rechtlich unzutreffend verwendet wurden (§ 4).

§ 15 Änderungen

Der Anbieter darf die Anwendung weiterentwickeln und ihren Funktionsumfang anpassen, solange der vertraglich vereinbarte Zweck erhalten bleibt. Eine Einschränkung wesentlicher Funktionen und eine Änderung dieser Bedingungen teilt er dem Kunden mindestens sechs Wochen vor Wirksamwerden in Textform mit. Der Kunde kann den Vertrag bis zum Wirksamwerden zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens kündigen; kündigt er nicht, gilt die Änderung als angenommen. Auf dieses Kündigungsrecht weist der Anbieter in der Mitteilung hin.

Entfällt die Grundlage der Kleinunternehmerregelung beim Anbieter, darf er die gesetzliche Umsatzsteuer künftig ausweisen und zusätzlich zum bisherigen Netto-Entgelt in Rechnung stellen. Er teilt dies nach dem vorstehenden Absatz mit.

Eine Preiserhöhung teilt der Anbieter ebenfalls nach dem ersten Absatz mit; für laufende, bereits bezahlte Perioden gilt sie nicht.

§ 16 Schlussbestimmungen

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist der Sitz des Anbieters, soweit der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

Der Kunde darf Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag nur mit Zustimmung des Anbieters auf Dritte übertragen. Aufrechnen darf er nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen.

Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Textform. Ist eine Bestimmung dieser Bedingungen unwirksam, bleiben die übrigen wirksam; an die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.

Fassung 1.0, Stand 7. September 2026.